Äkta och falsk lean

– Lean har förstört mitt liv!

–?

– Ja, lean är det värsta som har hänt mig.

Jag stod som fallen från skyarna.

– Hos oss ska alla sitta i kontorslandskap, och alla moduler ska se exakt likadana ut, med skrivbord, två hyllplan och en garderob som är exakt 120 cm högt.

– Jag talade om för min chef att jag behöver minst fem hyllplan för att få plats med mina böcker. Jag är jurist och behöver ha tillgång till lagtexter, rättsfall och böcker om lagstiftningen på vårt område.

– Vet du vad svaret blev? Jo: ”Om du tycker att du behöver fem hyllplan har du för många böcker. Släng två tredjedelar ska du få se att du får plats”.

I denna organisation ser man lean som ren kostnadseffektivisering, mätt i kronor och ören, här och nu. Inte som värdeökning, och inte som ett långsiktigt åtagande. Istället för att arbeta med värdeflöden, med att se vad som tillför värde till kunden i alla steg, och inse att medarbetarna också är kunder – de måste ha vad de behöver för att kunna tjäna slutkunden – arbetar ledningen utan respekt för människan, och utan att förstå vilka slöserier som ligger i den dagliga frustration medarbetare känner när de inte blir hörda. Standardiseringarna sker uppifrån och ner, istället för att komma som svar på medarbetarnas arbete med ständiga förbätteringar. 

Häri ligger skillnaden mellan äkta lean och falsk lean.

Alltför ofta talar man om lean, utan att göra klart för sig vad man talar om. Lean är lean. Men det är stor skillnad mellan äkta och falsk lean.

Falsk lean ger kortsiktiga besparingar. Falsk lean brister i respekt för människan. Falsk lean sker långt från verksamheten, och påtvingas medarbetarna. Falsk lean leder till slöserier.

Äkta lean ökar värdet för kunden. Äkta lean eliminerar slöserier med människors tid, kraft och resurser. Äkta lean utgår från respekten för människan och ständiga förbättringar. Äkta lean utvecklas av dem som möter kunderna.

Detta utgångspunkten för boken Lean med hjärta och kreativitet – om autentiskt ledarskap och kommunikation. Vi berättar om vårt arbete med standarder i lean kommunikation, med medarbetarna som drivkraft. Sådant arbete är kreativt, och till skillnad från mannen här ovanför, uttryckte sig någon så här:

– Lean är det roligaste jag gjort i hela mitt yrkesliv.

Men det bygger på respekt för människan.

Boken är klar!

Nu, kära vänner, är boken klar!

Den heter Lean med hjärta och kreativitet - om autentiskt ledarskap och kommunikation, och den kommer ut på Ekerlids förlag i februari. Boken handlar om att utveckla kommunikation och ledarskap i en lean organisation, med fokus på chefers kommunikation och autentiska ledarskap..

Jag har skrivit boken tillsammans med Monika Wendleby, chef på Migrationsverket, och boken handlar bland annat om våra erfarenheter av att utveckla ledarskap och kommunikation i en organisation som arbetar med lean.

Här är några röster om boken:

”Ett av de mest smakfulla bidrag om modernt svenskt utvecklingsarbete som idag går att uppbringa.”Dan Eliasson, Generaldirektör Försäkringskassan

"Boken fyller ett tomrum och är obligatorisk läsning för alla som vill arbeta lean." Dag Lotsander, ledande föreläsare och rådgivare inom The Toyota Way

"Ännu en gång visas här den grundmurade betydelsen av tydlig och innerlig kommunikation, samt den för ledarskap så avgörande tron på individen vid förändring." Cecilia Ardström, finansdirektör, Länsförsäkringar

"Den digitala utvecklingen ställer nya krav på ledarskap och företagskultur. Den här boken ger många insikter om vad modernt ledarskap handlar om." Ulf Reneland, utbudsansvarig, digitala medier, Sveriges Radio

"Låt dig inspireras av författarnas berättelser, lär av deras erfarenheter och ta del av kopplingen mellan lean, autentiskt ledarskap och kommunikation." Eva Simic, Strålsäkerhetsmyndigheten

"Genom att använda konkreta och allmängiltiga exempel har de inspirerande författarna till den här boken fått mig att förstå hur lean kan användas av alla som är intresserade av att få ut mer av sitt arbete. En hel del kan förresten användas utanför arbetet också." Liselott Calander, chef för Compliance Services, Magnusson Advokatbyrå

"Det var länge sedan jag läste en managementbok som skänkte mig så mycket värme och energi. Denna bok är alla serviceföretags stöd för nytänkande." Göran Henriks, utvecklingsdirektör, SKL

Lean kommunikation

Jag har på senare tid skrivit ganska mycket om Lean, eftersom jag har kunder som arbetar intensivt för att implementera Lean i sina verksamheter. Mitt fokus i det arbetet är Lean kommunikation.

Än så länge finns förhållandevis lite skrivet om Lean kommunikation och någon riktig teoribildning kring Lean kommunikation finns inte. I Leans verktygslåda för verksamhetsledning, finns heller inga specifika redskap för Lean kommunikation (förutom visuell styrning, som handlar om att visualisera arbetsprocesser för att snabbt kunna se var det finns problem). Därför är det min uppgift att hitta metoder och processer som stödjer Lean kommunikation.

Ständiga förbättringar i Lean innebär att alltid reflektera över vilka aktiviteter som skapar värde för kunderna, och att sluta göra sådant som inte tillför värde – alltså att eliminera slöserier. (Kunderna kan vara externa, alltså det vi normalt menar med kunder, men också interna – kollegor och medarbetare.) Och det handlar förstås inte bara om vad man gör, utan också om hur man gör det.

Vilka aktiviteter som skapar värde kartläggs i Lean med hjälp av så kallade värdeflödesanalyser, och när man gör sådana kan man se att alla arbetsflöden består av kommunikation, alltså ett antal gränsytor där information överförs mellan individer. Det är lätt att förstå hur mycket slöserier som kan elimineras vid dessa gränsytor, slöserier som beror på oklart syfte, brist på relevans och oklar struktur – oavsett om denna information presenteras skriftligt eller muntligt.

En grundläggande princip inom Lean är att standardiserade arbetssätt lägger grunden till ständiga förbättringar. Och därför behövs teoretiskt och empiriskt väl underbyggda standarder för kommunikation, som sätter kunden i fokus, minskar slöserier och befordrar ständiga förbättringar. Inom teoriområden som modern språkvetenskap och klassisk retorik finns sådana standarder, och en av dem har jag redan tagit upp i en tidigare blogg: den klassiska retorikens arbetsprocess.

När det gäller skriftlig kommunikation finns dels den så kallade skrivprocessen, som bygger på den retoriska arbetsprocessen, och som betonar ständiga förbättringar genom att varje dokument av vikt ska genomgå ett antal iterationer. (Det innebär att man börjar med ett utkast, som man lämnar till kollegor för att gå återkoppling, bearbetar och återigen lämnar ut på remiss – tills både skribenten och kollegorna är nöja med resultatet.)

Dels finns ett antal specifika metoder som härrör ur läsbarhetsforskning och uttrycks i olika typer av skrivråd. Grundprincipen för dessa standarder är att mottagarens/kundens behov och intressen står i centrum (mottagarorientering) och att läsbarhet och läsarvänlighet är målet för allt yrkesmässigt skrivande.

När man arbetar med Lean kommunikation behöver man standardisera sådana metoder för mottagarorienterad kommunikation i instruktioner, rutiner och mallar. Men mest av allt behövs utbildning i arbetsprocesser som ger kundfokus och kommunikativ kompetens.